Splošno o storitvi

Sistem PoštAR omogoča pošiljanje in sprejemanje ePisem. ePismo ima lahko poljubno vsebino, prav tako kot običajno elektronsko sporočilo, ter poljubno število in vrsto priponk.

ePismo temelji na standardnem zapisu elektronskih sporočil in uporablja uveljavljene standarde za izmenjavo elektronskih sporočil, zato deluje z vsemi obstoječimi odjemalci elektronske pošte in obstoječimi elektronskimi predali.

ePismo lahko vsebuje elektronski podpis, prav tako so lahko elektronsko podpisane priponke.

Pošiljatelj lahko pisanje zapiše kot vsebino sporočila ali pisanje priloži sporočilu kot priponko ter sporočilo uporabi kot spremni dopis.

Znamka

Vsako ePismo je opremljeno z znamko. Znamka razen podatkov o plačilu vsebuje tudi podatke o vrsti ePisma, dodatnih storitvah in je hkrati identifikator, ki omogoča sledenje ePismu.

Pošiljatelj pridobi elektronsko znamko na portalu PoštAR. Za vsako ePismo, ki ga želi poslati, mora pridobiti novo elektronsko znamko.

Navadno ePismo daje pošiljatelju dokaz, da je poslal pisanje.

Po tem, ko pošiljatelj pošlje navadno ePismo, prejme po elektronski pošti potrdilo o poslanem ePismu.

Sistem PoštAR dostavi navadno ePismo v prejemnikov elektronski predal. Pri tem sistem PoštAR ne zagotavlja dodatne varnosti zaupnosti sporočila in tudi ne zahteva, da bi prejemnik prejem ePisma izrecno potrdil.

Sistem PoštAR vodi revizijsko sled o uspešnosti dostave ePisma v prejemnikov elektronski predal.

Priporočeno ePismo

Priporočeno ePismo daje pošiljatelju dokaz, da je poslal pisanje. Sistem PoštAR za priporočeno ePismo zagotavlja dodatno varnost zaupnosti sporočila med njegovim prenosom.

Po tem, ko pošiljatelj pošlje priporočeno ePismo, prejme po elektronski pošti potrdilo o poslanem ePismu. Sistem PoštAR pošlje prejemniku obvestilo o prejetem ePismu skupaj z navodili za prevzem. Prejemnik lahko prevzame ePismo skladno s pravili, ki jih je ob nakupu znamke določil pošiljatelj.

Če prejemnik prevzema ePismo z elektronskim podpisom mora v postopku prevzema, za avtentikacijo uporabiti kvalificirano digitalno potrdilo, ki vsebuje isti elektronski naslov kot je elektronski naslov na katerega je naslovljeno ePismo. Za prevzem ePisma z elektronskim podpisom si mora prejemnik namestiti in uporabiti namensko aplikacijo, ki omogoča prevzem in elektronski podpis povratnic.

Podpisano povratnico pošiljatelj prejme po elektronski pošti ali jo prevzame na drug tehnično podprt način.

Dokaz o prevzemu ePisma je shranjen v sistemu PoštAR.

Elektronski dokumenti, ki jih izdaja sistem PoštAR, imajo enako pravno veljavo kot enakovredni dokumenti v fizični obliki, podpisani z lastnoročnim podpisom.

Priporočeno ePismo s povratnico

Priporočeno ePismo s povratnico je identično priporočenemu ePismu, s to razliko, da prejemnik po elektronski pošti prejme povratnico z dokazilom, da je prejemnik prevzel ePismo.

Če prejemnik prevzema ePismo z elektronskim podpisom pri katerem uporabo kvalificirano digitalno potrdilo, mora v postopku prevzema, za avtentikacijo in za ustvarjanje elektronskega podpisa povratnice, uporabiti kvalificirano digitalno potrdilo, ki vsebuje isti elektronski naslov kot je elektronski naslov na katerega je naslovljeno ePismo. Za prevzem ePisma z elektronskim podpisom si mora prejemnik namestiti in uporabiti namensko aplikacijo, ki omogoča prevzem in elektronski podpis povratnic.

Podpisano povratnico pošiljatelj prejme po elektronski pošti ali jo prevzame na drug tehnično podprt način.

Dokaz o prevzemu ePisma je shranjen v sistemu PoštAR.

Elektronski dokumenti, ki jih izdaja sistem PoštAR, imajo enako pravno veljavo kot enakovredni dokumenti v fizični obliki, podpisani z lastnoročnim podpisom.

ePismo po ZUP

ePismo po ZUP se pošilja in prevzema v skladu z določili Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP), Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju in Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP). Prejemnik ga lahko prevzame samo z uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila, ki vsebuje isti elektronski naslov kot je elektronski naslov na katerega je naslovljeno ePismo. Za prevzem ePisma si mora prejemnik namestiti in uporabiti namensko aplikacijo, ki omogoča prevzem in elektronski podpis povratnic.

Zaradi skladnosti s Pravilnikom o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (v nadaljevanju Pravilnik) mora pošiljatelj pri pošiljanju navesti več podatkov o ePismu, ki so sestavni del obvestil, skladno s Pravilnikom. Ti podatki so:

  • naziv prejemnika,
  • elektronski naslov prejemnika,
  • overitelj kvalificiranega potrdila v Sloveniji,
  • serijska številka kvalificiranega potrdila prejemnika,
  • dodatni elektronski naslovi, na katere prejemnik prejme obvestilo o prejetem ePismu po ZUP,
  • poštna številka,
  • pošta,
  • ulica,
  • hišna številka,
  • številka dokumenta (izdajatelja),
  • datum izdaje dokumenta,
  • opis zadeve in
  • naziv pošiljatelja.

Informacijski sistem PoštAR na podlagi prejetih podatkov izda znamko, v kateri so vpisani navedeni podatki, zato je znamka neločljivo povezana s podatki o ePismu po ZUP in prejemniku ter je ni mogoče uporabiti za drugo ePismo po ZUP in/ali drugega prejemnika.

Informacijski sistem PoštAR izdela skladno s Pravilnikom določena potrdila in jih v skladu s Pravilnikom in ZUP v predvidenih rokih pošlje prejemniku in pošiljatelju.

Po prejemu zahteve za vročitev ePisma po ZUP prejme pošiljatelj potrdilo o prejemu zahteve za vročitev, pošiljatelj pa skladno s Pravilnikom enega ali več obvestil o prejetem ePismu po ZUP. Po prevzemu ePisma po ZUP prejme pošiljatelj elektronsko podpisano potrdilo o vročenem ePismu po ZUP, skladno s pravilnikom. Če prejemnik v predpisanem roku ne prevzame ePisma po ZUP ali vročitve ni mogoče opraviti, prejme pošiljatelj skladno s Pravilnikom obvestilo o nevročenem ePismu po ZUP, prejemnikovo pisanje pa se iz sistema PoštAR izbriše.

ePismo po ZPP

ePismo po ZPP se pošilja in prevzema v skladu z določili Zakona o pravdnem postopku (ZPP), Pravilnika o elektronskem poslovanju v civilnih sodnih postopkih in Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP).

Zaradi skladnosti s Pravilnikom o elektronskem poslovanju v civilnih sodnih postopkih (v nadaljevanju Pravilnikom EPCSP) mora pošiljatelj pri pošiljanju upoštevat tehnična navodila in zahteve, ki jih je predpisal pristojen organ.

Prejemnik lahko ePismo po ZPP prevzame samo z uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila, ki vsebuje isti elektronski naslov kot je elektronski naslov na katerega je naslovljeno ePismo. Za prevzem ePisma z elektronskim podpisom si mora prejemnik namestiti in uporabiti namensko aplikacijo, ki omogoča prevzem in elektronski podpis povratnic.

Prevzem ePisma po ZPP, naslovljenega na elektronski naslov pravne osebe lahko za registrirane uporabnike opravi tudi pooblaščena oseba oz. registriran uporabnik pooblaščenec.

Informacijski sistem PoštAR izdela skladno s Pravilnikom EPCSP določena potrdila in jih v skladu s Pravilnikom EPCSP in ZPP v predvidenih rokih pošlje prejemniku in pošiljatelju.

Po prejemu zahteve za vročitev ePisma po ZPP prejme pošiljatelj potrdilo o prejemu zahteve za vročitev, pošiljatelj pa skladno s Pravilnikom EPCSP enega ali več obvestil o prejetem ePismu po ZPP. Po prevzemu ePisma po ZPP prejme pošiljatelj elektronsko podpisano potrdilo o vročenem ePismu po ZPP, skladno s Pravilnikom EPCSP. Če prejemnik v predpisanem roku ne prevzame ePisma po ZPP, prejme pošiljatelj skladno s Pravilnikom EPCSP sporočilo s potrdilom o opravljeni elektronski vročitvi na podlagi fikcije.

Pošiljanje ePisma

Pošiljatelj ePismo pošlje tako, da najprej pridobi elektronsko znamko. Nakup znamke lahko pošiljatelj opravi na spletnem portalu na začetku postopka pošiljanja ePisma.

ePismo lahko pošlje neposredno po nakupu elektronske znamke s spletnim vmesnikom na portalu PoštAR. V tem primeru sistem PoštAR samodejno pripne znamko k elektronskemu sporočilu in preda ePismo v vročitev.

ePismo lahko pošiljatelj pošlje tudi iz kateregakoli odjemalca elektronske pošte. V tem primeru pošiljatelj pripravi elektronsko sporočilo kot običajno. Elektronskemu sporočilu pripne elektronsko znamko in elektronskemu naslovu prejemnika pripiše naslov ».postar.eu«. Tako elektronski naslov »janez.novak@podjetje.si« postane »janez.novak@podjetje.si.postar.eu«. Potem pošlje elektronsko sporočilo kot običajno.

Pošiljanje ePisma preko spletnih storitev (B2B, G2B)

Za avtomatizirano pošiljanje ePismem iz informacijskega sistema pošiljatelja v sistem PoštAR ponudnik omogoča integracijo preko aplikacijskega vmesnika (B2B ali G2B). Za dostop do tehnične dokumentacije se je potrebno registrirat. Pogoj za uporabo storitev je potrebno sklenit pogodbeno sodelovanje.

Dodatna vprašanja o možnostih integracije, nam lahko posredujte na: prodaja.postar@posta.si.

Sledenje ePismu

Pošiljatelj lahko kadarkoli ugotovi stanje vročitve ePisma tako, da na portalu sistema PoštAR uporabi možnost »Sledenje ePismu«. Sledenje se izvaja na podlagi elektronske znamke, zato je treba na portal PoštAR za namene sledenja ePismu naložiti elektronsko znamko.

Sledenje je dostopno tudi neposredno s spletno povezavo, ki je sestavni del potrdila o poslanem ePismu, ki ga pošiljatelj prejme po elektronski pošti v svoj elektronski predal.

S pomočjo sledenja lahko pošiljatelj ponovno pridobi dokumente, ki jih izdaja sistem PoštAR, če iz kateregakoli razloga dokumentov ni uspešno prejel po elektronski pošti.

Prevzem ePisma

Sistem PoštAR vloži navadno ePismo neposredno v prejemnikov elektronski predal, kjer ga lahko prejemnik nemudoma prebere.

Priporočeno ePismo, priporočeno ePismo s povratnico in ePismo po ZUP in ZPP mora prejemnik prevzeti s pomočjo portala PoštAR, skladno z navodili v obvestilu o prejemu ePisma. Dodaten postopek prevzema zagotavlja dodatne dokaze o prevzemu ePisma in hkrati zagotavlja zaupnost vsebine ePisma med njegovim prenosom.

V primeru prevzema priporočenih ePisem in ePisem po ZUP in ZPP mora prejemnik sam poskrbeti za njihovo hrambo, saj po prevzemu prejemniku morda ne bodo več dostopna v sistemu PoštAR. Prejemnik mora, zato ePismo v ustrezni obliki oz. formatu takoj po prevzemu prenesti na svojo napravo in sam poskrbeti za njegovo ustrezno hrambo.

Dokler je šifrirano ePismo še shranjeno v informacijskem sistemu PoštAR, ga lahko prejemnik večkrat prevzame tudi neposredno iz sistema PoštAR z uporabo povezave, navedene v obvestilu o prejetem ePismu.

Prejemnik lahko kadarkoli pozneje, tudi po izbrisu šifriranega ePisma iz sistema PoštAR, ponovno prevzame ePismo tako, da na portal PoštAR naloži priponko s šifriranim ePismom (posiljka.dat), ki je priložena obvestilu o prejetem ePismu, in izvede postopek avtentikacije veljavnimi podatki za preverjanje prejemnika.

Prejemnik mora zato skrbno ravnati s podatki za preverjanje prejemnika, še posebej pri prevzemu s SMS-geslom, ker ga sistem PoštAR s SMS-obvestilom pošlje samo enkrat, ob prvem prevzemu ePisma.

Če prejemnik v postopku avtentikacije uporabi elektronski podpis overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom, mora potrdilo vsebovat isti elektronski naslov kot je elektronski naslov na katerega je bilo naslovljeno ePismo.

Načini prevzema ePisma

Sistem PoštAR ePismo vloži v elektronski predal prejemnika. Pri tem vodi natančno revizijsko sled o vseh poskusih in dostavi sporočila v prejemnikov elektronski predal.

Za priporočeno ePismo in ePismo s povratnico sistem PoštAR glede na to, kakšne možnosti prevzema je izbral pošiljatelj ob nakupu znamke, zbira naslednje dokaze o prevzemu ePisma:

  • Elektronski podpis – sistem PoštAR izda ePismo prejemniku šele po tem, ko ta z varnim elektronskim podpisom podpiše povratnico. Varno elektronsko podpisana povratnica ima enako veljavnost in dokazno vrednost kot lastnoročno podpisana povratnica (15. čl. Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu).
  • Prevzem s SMS-geslom – sistem PoštAR izda ePismo prejemniku šele po tem, ko ta vpiše varnostno geslo, ki ga prejme kot SMS-sporočilo od sistema PoštAR. Telefonsko številko za prevzem gesla določi pošiljatelj. Sistem PoštAR vodi revizijsko sled o tem, na katero mobilno telefonsko številko je poslal geslo za prevzem ePisma.
  • Prevzem brez preverjanja identitete – sistem PoštAR vodi revizijsko sled o IP naslovu, na katerem je prejemnik prevzel ePismo.

Prevzem priporočenega ePisma s povratnico, naslovljenega na elektronski naslov pravne osebe lahko za registrirane uporabnike opravi tudi pooblaščena oseba oz. registriran uporabnik pooblaščenec.

Hramba ePisem v sistemu PoštAR

Sistem PoštAR ni namenjen dolgoročni hrambi ePisem in vsebine, ki se z njimi prenašajo. Poslana in prejeta ePisma v sistemu PoštAR se bodo ohranjala vsaj 100 dni. Po tem roku je predvideno brisanje ePisem, ohranile se bodo zgolj revizijske sledi o izvedenih storitvah. To ne velja za poslana ePisma za katere je pošiljatelj ob nakupu znamke označil storitev eHrambe.

Uporabnik mora poskrbet za ustrezno varno hrambo vsebin poslanih in prejetih ePisem.

V sistemu PoštAR bomo v kratkem vzpostavil možnost hrambe prejetih ePisem za registrirane uporabnike, ki bodo s ponudnikom sistema za opravljanje storitev PoštAR sklenili pogodbeno sodelovanje.

Trenutno se brisanje po 100. dneh še ne izvaja, o nameri in pričetku brisanja boste uporabniki obveščeni!

Dodatne storitve

Rok za prevzem ePisma

Rok za prevzem ePisma se uporablja za priporočeno ePismo in priporočeno ePismo s povratnico. Rok za prevzem je privzeto nastavljen na 15 dni, vendar ga lahko pošiljatelj spremeni pri nakupu znamke.

Rok za prevzem začne teči s prvim poskusom dostave obvestila o prejetem ePismu v prejemnikov elektronski predal, zato bo najkasneje v roku za prevzem ePisma to prevzeto, ali pa bo pošiljatelj prejel obvestilo o neuspešni vročitvi ePisma.

Ponovno pošiljanje, če ePismo ni bilo prevzeto

Če prejemnik v času, ki ga določi pošiljatelj, ne prevzame ePisma, mu sistem PoštAR ponovno pošlje obvestilo o prejetem ePismu z navodili za prevzem ePisma.

Zakasnitev vročitve

Za priporočeno ePismo in priporočeno ePismo s povratnico lahko pošiljatelj določi zakasnitev vročitve. Sistem PoštAR prejemniku ne bo dovolil prevzema ePisma do datuma in ure, ki ju je pri nakupu znamke določil pošiljatelj.

Zakasnitev vročitve je primerna za pošiljanje ponudb v postopkih javnega naročanja. Sistem PoštAR je zgrajen tako, da omogoča odpiranje in vpogled v ePismo šele po izteku roka za prejem ponudb (skladnost s tretjim odstavkom 67. člena Zakona o javnem naročanju (ZJN-2) in tretjim odstavkom 70. člena Zakona o javnem naročanju na vodnem, energetskem, transportnem področju in področju poštnih storitev (ZJNVETPS).

Storitev varne eHrambe ePisem

eHramba je storitev, ki zajema hrambo ePisma in pripadajočih dokumentov, ki nastanejo v postopku e-vročanja. Kot pripadajoči dokumenti ePismu se štejejo obvestila, potrdila, povratnice in vročilnice, ki jih posreduje sistem PoštAR.
eHrambo lahko registriran uporabnik naroči ob nakupu e-znamke, pri čemer se eHramba opravi le na ePismo, za katero je bil opravljen nakup znamke.

Rok eHrambe ePisem in pripadajočih dokumentov je 5 let. Po poteku tega roka se bodo dokumenti samodejno in trajno izbrisali in jih ne bo možno povrniti razen, če bo pred potekom roka hrambo podaljšal za nadaljnjih 5 let.

Do poteka roka eHrambe, si lahko uporabnik hranjene dokumente vedno prenese in shrani v svojem sistemu.

Čas poskusa vročitve

Sistem PoštAR v primeru tehničnih težav, kot so npr. nedostopnost strežnika elektronske pošte prejemnika, poln elektronski predal prejemnika, začasne tehnične težave strežnika elektronske pošte prejemnika ipd., poskuša vročiti ePismo v roku 72 ur. Po preteku tega časa pošlje pošiljatelju obvestilo o neuspešni vročitvi ePisma.

Pravna veljavnost in varnost

Vsa potrdila, ki jih izdaja sistem PoštAR, so varno elektronsko podpisana, skladno z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP). Prav tako so varno elektronsko podpisana tudi vsa elektronska sporočila, ki jih pošilja sistem PoštAR.

Potrdila so v obliki XML-dokumentov, ki so kot priponke pripeti k elektronskim sporočilom, ki jih samodejno pošilja sistem PoštAR.

Sistem PoštAR beleži dodatne tehnične revizijske sledi o vseh dejavnostih v postopku vročitve in prevzema ePisem.

Sistem PoštAR vsako prejeto ePismo po prevzemu šifrira z edinstvenim šifrirnim ključem. Sistem PoštAR shrani tako edinstveni šifrirni ključ za prevzem ePisma kot vsebino ePisma v šifrirani obliki.

Kadar pošiljatelj uporabi varni komunikacijski kanal za pošiljanje in prevzem ePisma pri komunikaciji s sistemom PoštAR, kar pomeni:

  • za pošiljanje/prevzem uporabi portal, ker portal deluje samo z varno povezavo,
  • za pošiljanje/prevzem uporabi spletno storitev, ker spletne storitve delujejo samo z varno povezavo, ali
  • pri pošiljanju s protokolom SMTP/POP3 pošlje/prejme sporočilo neposredno v povezavi s sistemom PoštAR in povezavo vzpostavi z uporabo varnega protokola (SSL ali TLS),

je zaupnost vsebine ePisma na celotni poti med pošiljateljem in prejemnikom zagotovljena.

Tehnične zahteve

Zaradi varnosti informacijskih sistemov uporabnikov vzpodbujamo uporabo najsodobnejših različic programske opreme.

Delovanje sistema PoštAR zato testiramo samo z zadnjimi različicami naslednjih razširjenih brskalnikov: Chrome, Firefox in Internet Explorer ter operacijskima sistemoma Windows in OS X. Za prevzem ePisma z digitalnim potrdilom mora imeti prejemnik nameščeno zadnjo različico Jave, za prevzem ePisma s SMS-geslom mora imeti prejemnik mobilno napravo in telefonsko številko s podporo za sprejem in prebiranje SMS-sporočil.

Aplikacija PoštAR

Na nekaterih operacijskih sistemih (npr. Windows 7 do 10) so za namestitev podpisne aplikacije potrebna administratorska pooblastila.

Operacijski sistemi: od Windows XP SP3 naprej (čeprav uporabo Windows XP iz varnostnih razlogov odsvetujemo).
.NET ogrodje: 4.0 ali novejše.
Brskalniki: Chrome, Firefox, Internet Explorer, Microsoft Edge.

Za pravilno delovanje v vseh brskalniki morajo biti digitalna potrdila z zasebnimi podpisnimi ključi uvožena v Windows shrambo digitalnih potrdil (Internet Explorer).
Windows podpisna aplikacija se zaganja kot samostojna aplikacija in mora imeti pooblastila za dostop do portala PoštAR (https protokol).

Java podpisna komponenta

Odvisno od nastavitev in vrste operacijskega sistema so za namestitev izvajalnega okolja Java praviloma potrebna administratorska pooblastila.

Operacijski sistem: MacOS, Windows in Linux.
Različica izvajalnega stroja Java: 1.8 ali novejši.
Javanska podpisna aplikacija se zaganja kot samostojna aplikacija s protokolom WebStart in mora imeti pooblastila za dostop do portala PoštAR (https protokol).

Outlook vtičnik

Operacijski sistem: Windows z Microsoft Outlook 2010 ali novejšim.
.NET ogrodje: 4 ali novejše. Outlook vtičnik mora imeti pooblastila za dostop do portala PoštAR (https protokol).